Alle Infos auf einen Klick – Schichtplanung leicht gemacht

In Hotel-, Gastronomie- und Tourismusbetrieben ist das Personal oft über verschiedene Standorte, Schichten und Abteilungen verteilt. Klassische Kommunikationswege wie E-Mails oder Aushänge erreichen nicht immer alle Mitarbeitenden rechtzeitig. Ein digitales Mitarbeiterportal schafft hier Abhilfe, indem es sämtliche relevanten Informationen zentral bündelt und in Echtzeit zugänglich macht. Ob Personaleinsatzplanung, Änderungen im Tagesablauf oder wichtige Ankündigungen – Mitarbeitende erhalten die Informationen direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet und können sogar ihre Wunscharbeitszeiten angeben.

Neben zu vielen Überstunden und unbeliebten Teildiensten werden Kommunikationsdefizite häufig als Grund für einen Jobwechsel von Beschäftigten in der Hospitality-Branche genannt. Ein digitales Portal mit Chat-Funktion sowie Echtzeit-Updates zum digitalen Dienstplan und Push-Benachrichtigungen reduziert solche Probleme, indem der Austausch und die Personaleinsatzplanung auf direktem Weg ermöglicht werden.

Flexibilität und Mobilität im dynamischen Arbeitsumfeld
In einem dynamischen Arbeitsumfeld wie dem Gastgewerbe ist Flexibilität unverhandelbar. Digitale Mitarbeiterportale bieten eine zentrale Lösung, indem sie unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf wichtige Informationen gewähren. Mit einer solchen App können Mitarbeitende bequem den aktuellen Dienstplan einsehen, Absenzenanfragen stellen und Arbeitszeiten erfassen. Diese Mobilität ist besonders wertvoll für Betriebe mit mehreren Standorten oder komplexen Schichtsystemen.

Automatisierung spart Zeit und Ressourcen
Administrative Aufgaben wie das Bearbeiten von Absenzenanfragen, Lohnabrechnungen, Schichtplänen und Arbeitszeitkontrollen verursachen einen hohen manuellen Aufwand. Personalverantwortliche können diese Tasks dank automatisierter Prozesse erheblich verschlanken und Fehlerquellen reduzieren. Diese Zeitersparnis erlaubt es Führungskräften, sich mehr um die Zufriedenheit ihres Teams zu kümmern. Mitarbeitende wiederum können sich primär den Bedürfnissen ihrer Gäste widmen.

Sichere Dokumentenverwaltung und Lohnadministration
Ein weiterer wesentlicher Nutzen für das Personalmanagement ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten, insbesondere im Bereich der Lohnadministration. Durch den direkten Zugriff auf Lohnabrechnungen und Lohnausweise können Mitarbeitende ihre Dokumente jederzeit und ortsunabhängig einsehen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Die Notwendigkeit, physische Kopien zu speichern oder bei der Personalabteilung nachzusuchen, entfällt. Mitarbeitende können ihre Dokumente schnell und einfach abrufen.
• Transparenz: Durch den direkten Zugriff haben Mitarbeitende stets einen Überblick über ihre Lohnabrechnungen und können eventuelle Unstimmigkeiten schnell identifizieren und korrigieren.
• Datensicherheit: Digitale Dokumente sind durch Verschlüsselung und Zugangskontrollen geschützt, was die Sicherheit sensibler Informationen gewährleistet.
• Umweltfreundlichkeit: Der digitale Zugriff minimiert den Bedarf an Papier und trägt somit zu einer nachhaltigeren Arbeitsumgebung bei.

Investition und Nutzen: Lohnt sich eine Mitarbeiter-App?
Die Investition in digitale Mitarbeiterportale wie Mirus Neo zahlt sich langfristig aus, indem sie die Effizienz im Betrieb steigert und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Gästen erhöht. Durch die Reduzierung administrativer Aufgaben und die Minimierung von Kommunikationsfehlern wird die Produktivität deutlich verbessert. Die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit führt zu einer geringeren Fluktuation und besseren Gästebewertungen, was sich positiv auf den Umsatz auswirkt und letztlich zu einem nachhaltigen Geschäftserfolg beiträgt.

Fazit: Digitale Lösungen als strategisches Instrument
Ein digitales Mitarbeiterportal ist heute weit mehr als eine technische Spielerei – es ist ein strategisches Mittel zur Optimierung von Prozessen und Ressourcen, zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich zur Verbesserung des Gästeerlebnisses. Durch eine effiziente Kommunikation, höhere Flexibilität und die Automatisierung administrativer Prozesse gewinnen Hotels, Gastronomie- und Tourismusbetriebe wertvolle Zeit zurück, die sie für ihren eigentlichen Auftrag einsetzen können: ihren Gästen unvergessliche Erlebnisse und erstklassigen Service zu bieten.

Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Mirus entstanden.