Wie kommen Veranstaltungshotels am besten durch die Corona-Krise? Eine Antwort lautet: indem sie die Technik und das Marketing für hybride Events professionalisieren. Hybrid bedeutet, nur ein Teil der Konferenzgäste befindet sich im Hotel. Die anderen sind per Videoconferencing (VC) zugeschaltet. Im Hotel Sedartis in Thalwil gehen die Kundenwünsche bereits in diese Richtung. Seit September gibt es wöchentlich Anfragen für virtuelle Konferenzen. «Zuerst mussten wir dafür immer ein VC-System zumieten», berichtet Gastgeber Ueli Knobel. Das sei den Kunden aber oft zu teuer gewesen, zudem habe es eine Vorlaufzeit für die Planung gebraucht. Daher kaufte das Hotel im November ein eigenes, einfach bedienbares VC-System, das sich für Videokonferenzen in mittelgrossen Räumen für 15 bis 25 Personen eignet. Es besteht aus einem grossen, mobilen, höhenverstellbaren TV-Screen, Kamera, Lautsprechern und verstärkten Mikrofonen. Das rollbare System lässt sich in jeden Raum stellen und ist innert Sekunden einsatzbereit. Die Veranstalter bringen die eigene Plattform wie Zoom via Laptop mit und schalten die virtuellen Teilnehmer zu. Die Tagesmiete für das VC-System beträgt exklusiv Raummiete 350 Franken.

Der Preis für den Kauf der Anlage: zwischen 10 000 und 15 000 Franken. Gut angelegtes Geld, meint Knobel, denn jetzt biete man eine echte Alternative zu konventionellen Meetings. «Dadurch bleiben wir während Corona mit den Veranstaltern in Kontakt.» Auch für diese sei VC eine Überbrückungsmöglichkeit, um Kunden- und Mitarbeiternähe trotz Corona aufrechtzuerhalten. Der Hotelier schaut aber schon weiter: «Nach Corona wird VC Teil unserer Diversifizierungsstrategie sein.» Virtuelle Meetings böten einige Vorteile für die Veranstalter. Zum einen die Planbarkeit: Jedes Seminar oder Meeting kann stattfinden, auch wenn Teilnehmende in Quarantäne oder Homeoffice sind oder ein Reiseverbot besteht. Hinzu kommen die Kostenreduktion, die Zeitersparnis und die Skalierbarkeit. Für Hotels ergeben sich zwar Einnahmeverluste gegenüber herkömmlichen Meetings, aber Ueli Knobel sieht genauso die Chance, damit neue Kunden zu akquirieren (siehe Interview).

Hyatt: Weltweite Videokonferenzen mit klassischem Feeling
Hyatt startet ebenfalls mit einem Konzept für Hybrid-Meetings, ergänzt um die noch ganz frische Weiterentwicklung «Super-Hybrid-Meetings». Diese ermöglicht, sich von Hyatt-Hotels weltweit zuzuschalten. Die Meetings finden zwischen einem Hauptstandort und Satellitenstandorten statt. «So können wir Veranstaltungen jeder Art virtuell anbieten, von Produktpräsentationen über grosse Konferenzen bis zur privaten Feier», sagt Geneviève Materne, Vizepräsidentin Sales, Revenue Management and Distribution für die Regionen Europa, Afrika, arabischer Raum und Südwestasien. Zum Einsatz kommen bei Super-Hybrid «modernste» Bildschirme und Streaming-Tools sowie Tools zur Klangverbesserung. Technikpartner sind KFP, PSAV und Encore Event Technologies. Hyatt entscheidet für jede Veranstaltung individuell, welcher Partner am besten passt. Für die Teilnehmer fühle es sich an, als sässen alle im selben Raum. Auch das Drumherum, F&B etwa, wird auf das Meeting abgestimmt. «Eine Konferenz, die ursprünglich nur in Zürich geplant war, ist jetzt auch in Paris, Moskau oder Dubai erlebbar. Das berühmte Schweizer Käsefondue können unsere Küchenteams überall auf der Welt nach demselben Rezept zubereiten. Das fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl trotz Social Distancing.»

Super-Hybrid sieht Materne keineswegs nur als Übergangslösung, sondern wie der «Sedartis»-Gastgeber als Differenzierungsmöglichkeit auch nach Corona: «Unser Konzept zeigt, wie Meetings in Zukunft aussehen können.» Dass Firmen die Meetings zum Beispiel über einen Videochat-Dienst auch selbst organisieren können, sieht Materne gelassen. Denn Super- Hybrid habe gegenüber den gängigen Anbietern einen entscheidenden Vorteil: die persönliche Beratung. Es gibt bei Hyatt ein Team, das sich speziell um die Planung von Veranstaltungen jeder Art kümmert. «Jeder Kunde erhält ein massgeschneidertes Paket, genau auf seine Anforderungen zugeschnitten.»

Die vier Typen virtueller Konferenzen und Anbieterlinks
Videoconferencing: Einige Teilnehmer sind im Hotel. Immer die Personen im Bild, die gerade sprechen. Eine Person muss moderieren und manuell zoomen. Bild der virtuellen Teilnehmer wird mittels Beamer oder Grossbildschirm im Seminarraum wiedergegeben.
Hybrid-Schulung: Im Gegensatz zu Videoconferencing ist nur der Referent mit seiner Präsentation im Bild. Weniger interaktive Form, da Kamera ohne 360-Grad-Blick. Interaktionen unter den virtuellen Teilnehmern schwierig.
Hybrid-Schulung mit virtuellem Referenten: Referent schaltet sich z. B. via Zoom in den Seminarraum. Teilnehmer im Seminarraum können ganz normal interagieren und Fragen stellen.
Livestream: Liveübertragung via Hotelwebsite oder Social Media. Nur one way, vom Seminarraum ins Netz. Zeitgleiche Sendung an alle virtuellen Teilnehmer.
video1.ch
auviso.ch
kfp.de


«Mit virtuellen Meetings können wir neue Firmen ins Haus holen.»

Ueli Knobel, Hotelier & Gastgeber im Hotel Sedartis, Zürich. [IMG 2]

Ueli Knobel, viele Firmen haben selber VC-Systeme installiert. Haben Sie da eine Chance?

Kürzlich haben wir ein Angebot für eine virtuelle Konferenz an einen Grosskonzern geschickt. Der möchte seine Mitarbeiter nicht in den eigenen vier Wän-den via Videoconferencing informieren, sondern im Hotel. Der Hauptgrund dafür liegt darin, dass wir einen Rundumservice anbieten können: Snacks, Lunches, Ambiente, verlässliche Technik. Es handelt sich oft um Firmen, die dezentral arbeiten und nicht am Firmensitz das Meeting wünschen. Sie suchen einen neutralen Ort ohne Daily Business. Wir bieten einen solchen Ort.

Wie gut ist die Marge bei den virtuellen Konferenzen?

Das Geschäft ist niemals so lukrativ wie konventionelle Meetings. Es sind weniger Teilnehmer, das bedeutet tiefere Raummieten und weniger oder ausbleibender Gastronomieumsatz. Weiter fällt aktuell meist die Übernachtung weg. Somit verlieren wir bei VC-Meetings dreifach: F&B, Raummiete und Rooms. Zudem ist der Aufwand unter anderem für die Betreuung hoch. Dennoch bieten sich Chancen. Wir haben eine Firma, die wir früher nie beherbergen konnten, weil sie Meetings mit 120 Personen wollte – das war zu viel für uns. Heute plant die Firma einen Anlass mit 12 Teilnehmenden, um die 120 Mitarbeitenden über VC zu informieren und zu schulen. Eine Art offene Klausur mit Einbezug der Belegschaft.

Werden sich Firmen nach Corona vom klassischen Meeting verabschieden?

Diese Gefahr besteht. Besonders länderübergreifende Konferenzen finden künftig öfter virtuell statt. Wir sind stark im Seminar- und Tagungsgeschäft für 10 bis 50 Teilnehmende. Hier sehe ich das Bedürfnis, zum Altgewohnten zurückzukehren, sich direkt zu treffen und auszutauschen. Man weiss, wie wichtig das für die Entwicklung von Innovationen und Ideen ist.