Zutritt wird in Hotels nicht über ein einzelnes System abgewickelt, sondern ist ein Ablauf, der mit Buchungsdaten beginnt und an der Tür sichtbar wird. Sobald Zutrittsrechte manuell vergeben oder zwischen Systemen nachgepflegt werden müssen, entstehen Medienbrüche – und Digitalisierung fühlt sich nach zusätzlicher Arbeit an. Elektronische Hotelschliesssysteme strukturieren Räume und Bereiche und machen sie nur für berechtigte Personen zugänglich. Den vollen Mehrwert liefern sie jedoch erst, wenn sie als Bestandteil der digitalen Gastreise betrieben werden und nicht isoliert neben anderen Systemen laufen.

«Zutritt ist heute ein elementarer Prozessbaustein bei der Digitalisierung», sagt Fabio Lo Curto von Salto. «Erst wenn Systeme miteinander arbeiten, wird aus dem Türöffnen ein spürbarer Servicegewinn.» Im Hotelalltag entsteht dieser Mehrwert über Systemintegration. Die typischsten Integrationen sind jene mit dem Property Management System (PMS) und mit digitalen Hotelservices. Über die Anbindung an das PMS lassen sich auf Basis der Buchungsdaten automatisch die passenden Zutrittsrechte vergeben, als Gästekarte und/oder als digitaler Schlüssel für die Türöffnung mit dem Smartphone (Mobile Access). Digitale Hotelservices auf Basis nativer Apps oder Progressive Web Apps (PWA) digitalisieren Abläufe von der Reservierung und dem Check-in über Meldeschein und Gästemappe bis hin zum Check-out. Wird das Hotelschliesssystem in diese Workflows eingebettet, entsteht eine vollständig digitale Guest Journey mit weniger Aufwand für das Hotelpersonal und geringerer Fehleranfälligkeit.

Entscheidend sind deshalb funktionierende Schnittstellen: «Funktionierende Schnittstellen bedeuten nicht nur ‚verbunden‘, sondern ‚wirksam‘», sagt Melanie Staub von der hotel boost AG. «Die richtigen Daten müssen zuverlässig zur richtigen Zeit zwischen den Systemen ausgetauscht werden, damit der nächste Schritt automatisch weiterläuft und niemand nacharbeiten muss. Das ist Datenkommunikation, die Automatisierung möglich macht.»

Wie das beispielhaft aussieht, lässt sich an einem typischen Integrationsszenario beschreiben: Buchungsdaten aus dem PMS werden übernommen, der digitale Check-in wird im Hotelservice-System abgewickelt, und die Zutrittsmanagementsoftware vergibt daraus automatisch die entsprechenden Zutrittsrechte. Der digitale Schlüssel wird anschliessend in einer PWA bereitgestellt. Für den Empfang der Buchungsdaten, das Bereitstellen der digitalen Schlüssel und den Datenaustausch sorgt die gegenseitige Integration der beteiligten Systeme.

Die Umsetzung entscheidet am Ende darüber, ob diese Logik im eigenen Haus wirklich in der Praxis ankommt. Ein guter Start ist der Blick auf die eigene Gästereise: Wo entstehen heute Wartezeiten, Medienbrüche oder wiederkehrende Handgriffe? Welche Ziele sollen zuerst erreicht werden? Daraus ergibt sich, welche Integrationen tatsächlich nötig sind und in welcher Reihenfolge die Bausteine eingeführt werden sollten. «Unterstützung von aussen kann dabei helfen, Hemmschwellen zu überwinden, indem man gemeinsam die Abläufe analysiert, Handlungsfelder identifiziert und Integrationsmöglichkeiten beschreibt», sagt Melanie Staub. «Dafür bieten wir zum Beispiel im Erstgespräch einen Hotel Technologiecheck an, der Optimierungspotenzial sowie konkrete nächste Schritte aufzeigt.»

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Kontakt
Melanie Staub, info[at]hotelboost.ch, hotelboost.ch
Fabio Lo Curto, f.locurto[at]saltosystems.com, saltosystems.com