Digitale Systeme sind für Hotels heute ebenso unverzichtbar wie Strom und Wasser. Kaum ein Bereich funktioniert heute ohne Software, sei es bei der Reservation, im Housekeeping oder im Revenue Management. Im Zentrum steht das Property-Management-System (PMS). Doch an einer Grundsatzfrage scheiden sich die Geister: Soll ein Betrieb auf eine All-in-One-Lösung setzen – also «alles aus einer Hand» – oder auf ein Best-of-Breed-Modell, das für jeden Bereich die beste Einzellösung kombiniert?
All-in-one: Einfachheit als Versprechen
All-in-one-Suiten bündeln von der Zimmerverwaltung über POS bis CRM zahlreiche Module auf einer gemeinsamen Datenbasis. Der Reiz liegt in der Übersichtlichkeit: ein Vertrag, ein Implementierungsprojekt, ein Support-Kontakt, ein Login. Viele Hoteliers nehmen solche Systeme als kostengünstiger wahr, da alle Funktionen scheinbar nahtlos integriert sind. Diese Wahrnehmung von Einfachheit und geringeren Gesamtkosten ist ein starkes Verkaufsargument.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass dieser Vorteil nicht immer standhält. Funktionsumfänge einzelner Module bleiben oft generisch; Innovationen hängen vom Roadmap-Tempo eines einzelnen Anbieters ab. Je individueller die Abläufe im Hotel sind, desto deutlicher treten die Grenzen zutage. Das kann zu funktionaler Mittelmässigkeit und langfristiger Abhängigkeit führen – ein sogenannter Vendor-Lock-in, bei dem der spätere Austausch einzelner Komponenten schwierig oder teuer wird.
Best-of-Breed: Differenzierung durch Spezialisierung
Das Best-of-Breed-Prinzip setzt auf Spezialisierung: PMS, Channel Manager, Revenue Management, CRM, Gästekommunikation, Payments – jedes Tool stammt von einem Anbieter, der in seiner Nische führend ist. Diese Philosophie ermöglicht es Hotels, gezielt in den Bereichen zu investieren, die für ihre Marke und ihre Gästeerlebnisse entscheidend sind. Gerade individuelle Betriebe nutzen diese Freiheit, um ihr Profil zu schärfen und ihren «Markenmuskel» zu spielen: Sie gestalten digitale Touchpoints so, dass sie die eigene Identität widerspiegeln und sich von standardisierten Konzepten abheben.
Die Flexibilität hat ihren Preis: höherer Integrations- und Abstimmungsaufwand. Mehrere Verträge, unterschiedliche Schnittstellen und klare Prozessverantwortlichkeiten im Haus sind nötig. Doch moderne Cloud-PMS mit offenen APIs und App-Marktplätzen senken diese Hürden deutlich. Der Austausch oder die Ergänzung einzelner Systeme ist heute einfacher als noch vor wenigen Jahren.
Ein Praxisbeispiel aus der Schweiz zeigt, wie das in der Realität aussehen kann: Ein Hotel in den Alpen stand vor der Herausforderung, den Check-in-Prozess effizienter zu gestalten. Die Abläufe waren papierlastig und zeitintensiv – von Meldescheinen über Ausweiskopien bis zu manuellen E-Mails. Mit einer mobilen Check-in-Lösung, Upselling-Tools und automatisierter Gästekommunikation – integriert mit Protel PMS by Planet – änderte sich das Bild grundlegend:
- 70 Prozent der Gäste checken vor der Anreise bequem per Smartphone ein.
- Die Réception spart monatlich über 20 Stunden an administrativen Aufgaben.
- Zusätzliche Umsätze durch digitale Upsells summieren sich auf einen sechsstelligen Betrag.
Das Beispiel verdeutlicht: Offene Systeme schaffen die Grundlage, um spezialisierte Tools sinnvoll zu kombinieren und gleichzeitig Abläufe zu automatisieren. Digitalisierung wird so messbar wirksam – operativ wie wirtschaftlich.
Markttrends: Plattformen, Open API und KI als Brücke
Die klare Trennung zwischen den beiden Systemphilosophien verschwimmt zunehmend. Anbieter von Suiten öffnen ihre Systeme, während Spezialisten Plattform-Charakter entwickeln. Moderne Cloud-PMS vernetzen heute Tausende von Anwendungen und ermöglichen fliessenden Datenaustausch – vom Check-in über Payment bis zur Gästekommunikation. Drittanwendungen können direkt in die PMS-Oberfläche eingebettet werden, sodass Mitarbeitende in einer vertrauten Umgebung arbeiten, während spezialisierte Tools im Hintergrund laufen.
Offene Schnittstellen (Open APIs) sind zum entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. Sie stellen sicher, dass Daten in Echtzeit fliessen, Prozesse automatisiert ablaufen und Gästeinformationen konsistent bleiben. Damit wird das PMS zur zentralen Plattform, die alle Systeme im Hotel miteinander verbindet – ein digitaler Hub, der Innovationen ermöglicht statt hemmt.
Die nächste Evolutionsstufe sind Plattformen, die offene Schnittstellen mit künstlicher Intelligenz (KI) verbinden. Dabei geht es nicht darum, dass ein PMS alle Daten vereint, sondern dass Systeme miteinander kommunizieren und KI die relevanten Informationen zur richtigen Zeit bereitstellt. Vernetzte APIs ermöglichen es KI-gestützten Prozessen, auf PMS-, Payment- oder CRM-Daten zuzugreifen, um daraus automatisch Prognosen, Preisentscheidungen oder Serviceempfehlungen abzuleiten.
Fazit: Offenheit entscheidet über Zukunftsfähigkeit
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung: All-in-One bringt Übersicht und einfache Strukturen, Best-of-Breed ermöglicht Differenzierung und Innovationskraft. In der Praxis entscheidet jedoch nicht die Philosophie, sondern die Offenheit der Systeme über den Erfolg. Wer eine Plattform wählt, die spezialisierte Lösungen integriert, Daten vernetzt und Innovation zulässt, schafft die besten Voraussetzungen für Zukunftsfähigkeit – unabhängig vom gewählten Modell.
Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Rebagdata entstanden.
Rebagdata: Software für Hotels
Seit 40 Jahren ist Rebagdata ein führender Partner für innovative Hotelsoftware-Lösungen in der Schweiz. Gegründet 1985, steht das Unternehmen für Kompetenz, Verlässlichkeit und persönliche Betreuung. Als Teil von Planet verbinden es Technologie, Payments und Gastfreundschaft – und begleitet Hotels auf ihrem Weg in die digitale Zukunft.
