Mehr als Excel-Tabellen: Mit smarten Tools zum Erfolg

Wer heute noch mit umständlichen, nicht vernetzten Systemen arbeitet, vergeudet wertvolle Ressourcen und bremst den eigenen Betrieb aus. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Nachhaltigkeit und Effizienz. Die Hotellerie steht vor der Herausforderung, mit weniger Personal mehr zu leisten, den ökologischen Fussabdruck zu reduzieren und gleichzeitig die Erwartungen der Gäste zu erfüllen. Dabei ist es am wichtigsten, repetitive Aufgaben zu reduzieren und das Team von administrativen Zeitfressern zu befreien. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: einen Service, der in Erinnerung bleibt.

Produktivität mit den richtigen Tools steigern
Moderne Lösungen nehmen den Hotels einen Grossteil dieser Arbeit ab. Self-Check-in-Systeme und Gästetools verkürzen die Wartezeiten an der Reception und ermöglichen eine flexible An- und Abreise. Automatisierte Zahlungsprozesse steuern Kreditkartentransaktionen, ob Gästekarten oder virtuelle OTA-Karten, regelbasiert und fehlerfrei. Das schafft Transparenz und beendet das tägliche Detektivspiel. Zahlungen, die sonst spurlos verschwinden wie eine Socke in der Hotelwäscherei, gehören endlich der Vergangenheit an. Auch die digitale Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle. Mitten in der Nacht können Chatbots oder KI-Agenten Gästeanfragen beantworten und der Nachtdienst kann entspannt weiterschlafen.

Eine Echtzeit-Verwaltung von Buchungen und Zimmerverfügbarkeiten sorgt für einen reibungsloseren Betrieb. Ein modernes System erleichtert dem Team die Arbeit und bietet den Gästen eine nahtlose Erfahrung. Zimmerlisten für Gruppenbuchungen lassen sich direkt in das System importieren, unabhängig vom Format. Genauso einfach werden Raten und Verfügbarkeiten zentral gesteuert, automatisch an Marktveränderungen angepasst und in Echtzeit an alle Vertriebskanäle gesendet. Auch das Housekeeping profitiert von den digitalen Prozessen. Das Team erhält Aufgaben per QR-Code auf das Smartphone, meldet Fundsachen oder bucht Minibar-Leistungen, ohne sensible Gästedaten einzusehen. So bleibt der Datenschutz gewahrt, während Abläufe effizienter werden.

Ansprüche der Generation Swipe
Die neuen Generationen erwarten mehr als nur ein bequemes Bett. Personalisierte Erlebnisse, smarte Zimmersteuerung und digitale Services sind längst Standard. Wer hier nicht mithält, landet schnell in den negativen Bewertungen, die sich schneller verbreiten als Gratis-WLAN in der Lobby. Aber es geht nicht nur um Gäste, sondern auch ums Arbeiten. Wer mit KI aufgewachsen ist, wundert sich nicht über den digitalen Check-in, sondern darüber, warum Prozesse immer noch manuell erledigt werden. Für sie sind smarte Systeme kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für einen modernen Arbeitsplatz.

Entscheiden mit Weitblick
Die Auswahl an Hoteltechnologie ist heute so vielfältig wie das Frühstücksbuffet in einem 5-Sterne-Hotel, und genau das kann überfordern. Von CM über PMS bis hin zu RMS und CRM ist die Auswahl riesig. Wer zu lange zögert, bleibt meist beim altbewährten, aber veralteten Setup und verschenkt damit wertvolle Effizienzpotenziale.

Technologie ist aber kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug. Man kauft sich auch kein neues Auto, um es wie eine Pferdekutsche zu nutzen. Hotels sollten sich daher vor der Entscheidung klare Fragen stellen: Welche Probleme soll die neue Lösung wirklich lösen? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche «nice to have»? Ohne klare Priorisierung wird die Auswahl schnell zur Endlosschleife oder zur Enttäuschung, vor allem wenn die Erwartungen nicht realistisch sind. Ein Blick über den Tellerrand hilft: Der Austausch mit anderen Hoteliers oder Branchenverbänden liefert wertvolle Einblicke, verhindert teure Fehlentscheidungen und zeigt, worauf es bei der Systemintegrationen ankommt. Gleichzeitig sollten die Teams frühzeitig eingebunden werden, denn auch die beste Technologie bringt nichts, wenn sie im Arbeitsalltag nicht genutzt wird.

Ja, die Einführung neuer Tools kann anfangs herausfordernd sein. Aber mit der richtigen Vorbereitung wird Technologie nicht zur Hürde, sondern zum Hebel.

Fazit: Fortschritt, der sich lohnt – für Gäste, Teams und die Zukunft
Die Hotellerie steht an einem Wendepunkt und smarte Technologie bestimmen Effizienz, Nachhaltigkeit sowie die Gäste- und Teamzufriedenheit. Doch die grösste Herausforderung bleibt: Welche Technologie passt wirklich? Und was ist für meinen Betrieb tatsächlich relevant? Die Lösung? Mut zur Veränderung, ein klarer Blick auf «Must-haves»und eine schrittweise Umsetzung.

Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Clock entstanden.