Ein möglicher Ansatz sind zentrale digitale Beschaffungsplattformen, über die Bestellungen, Sortimente, Lieferantenbeziehungen und Berechtigungen gebündelt gesteuert werden. Für Hotels und Heime können solche Systeme dazu beitragen, Medienbrüche zu reduzieren, administrative Abläufe zu vereinfachen und die Datenbasis für betriebliche Entscheidungen zu verbessern.
Beschaffung über mehrere Bereiche hinweg koordinieren
In vielen Hotelbetrieben bestellen verschiedene Abteilungen parallel: Küche, Service, Housekeeping, Technik oder Verwaltung. Fehlen einheitliche Prozesse, entstehen häufig Insellösungen mit unterschiedlichen Abläufen und begrenzter Transparenz. Eine gemeinsame Plattform kann dazu beitragen, dezentrale Bestellungen mit auszuführen und gleichzeitig zentrale Vorgaben für Benutzerrollen, Sortimente oder Freigaben einzuhalten.
Mehrere Lieferanten in einer einheitlichen Systemumgebung
Ein zentrales Thema in der Hotellerie ist die effiziente Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Lieferanten. Gerade bei gemischten Warengruppen und dezentralen Bestellverantwortungen steigt der Koordinationsaufwand rasch an. Digitale Plattformmodelle bündeln den Zugriff auf mehrere Anbieter in einer einheitlichen Umgebung und schaffen damit eine übersichtlichere Beschaffungsstruktur. Aus betrieblicher Sicht liegt der Vorteil primär in der Standardisierung: Mitarbeitende arbeiten mit einer einheitlichen Logik, während die Zahl separater Zugänge, individueller Bestellwege und manueller Abstimmungen reduziert wird. Das vereinfacht Abläufe und erleichtert die Einarbeitung im Tagesgeschäft.
Transparenz, Steuerung und Nachvollziehbarkeit im Einkauf
Neben der operativen Entlastung ist die Steuerbarkeit des Einkaufs ein wichtiger Punkt. Wenn Rollen, Freigaben, Budgets und Sortimentszugriffe systemseitig geregelt sind, lässt sich der Einkauf besser kontrollieren. Klare Prozesse und definierte Zuständigkeiten sorgen zudem für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit entlang des gesamten Beschaffungsprozesses. Dadurch können Einkaufsrichtlinien einfacher eingehalten und Beschaffungsentscheidungen gezielt gesteuert werden.
Beschaffung als Teil eines grösseren Betriebsprozesses
Moderne Beschaffung endet nicht bei der Bestellung. Zusätzlichen Nutzen entfalten digitale Systeme hauptsächlich dort, wo Einkaufsdaten für Inventuren, Bedarfsplanung, Sortimentsoptimierung oder betriebswirtschaftliche Analysen genutzt werden. Für Entscheiderinnen und Entscheider ist deshalb weniger die einzelne Bestellung relevant, sondern vor allem die Frage, wie gut sich daraus verwertbare Informationen für die Betriebsführung ableiten lassen.
Anforderungen im Alltag mitdenken
Ob eine digitale Lösung im Betrieb akzeptiert wird, hängt wesentlich von ihrer Alltagstauglichkeit ab. Dazu gehören eine einfache Bedienung, klare Prozesse, die Möglichkeit, mehrere Sprachen abzubilden, sowie eine sorgfältige Einführung im Team. Gerade in Betrieben mit heterogenen Mitarbeitendenstrukturen und hohem Zeitdruck sind ein geringer Schulungs- und Unterstützungsaufwand wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Einordnung aus betrieblicher Perspektive
Ein typisches Anwendungsszenario zeigt sich in Betrieben, in denen mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Anforderungen parallel beschaffen. Während Küche und Service vorwiegend verbrauchsnahe Sortimente bestellen, benötigen Housekeeping, Technik oder Verwaltung andere Artikelgruppen und Freigabeprozesse. Ohne gemeinsame Systembasis steigt der Abstimmungsaufwand entsprechend an.
Eine zentrale Beschaffungsstruktur verbindet dezentrale Bestellungen mit einer übergeordneten Steuerung. Dies schafft für die Betriebsleitung eine bessere Übersicht über Volumen, Zuständigkeiten und Entwicklungen im Einkauf. Gleichzeitig nimmt der administrative Aufwand ab, da Prozesse nachvollziehbarer, Daten konsistenter und Abstimmungen effizienter werden.
Fazit
Für inhabergeführte Hotels und grössere Beherbergungsbetriebe stellt sich immer dringlicher die Frage, wie digitale Unterstützung im Beschaffungsprozess sinnvoll ausgestaltet werden kann. Entscheidend sind Lösungen, die operative Entlastung, zentrale Steuerung und eine belastbare Datengrundlage vereinen. Angesichts von Kostendruck, Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen an Effizienz kann eine professionell organisierte digitale Beschaffung dazu beitragen, Abläufe zu optimieren und die Transparenz im Einkauf zu erhöhen.
Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Mercanto entstanden.
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